Kako učinkovito delegirati?

Delegiranje ima mnoge prednosti kako za poslodavce, tako i za zaposlenike. Jednima pomaže upravljati njihovim radnim opterećenjem i povećava produktivnost, dok drugima istovremeno pomaže u izgradnji vještina. Kada se izvrši učinkovito, delegiranje se može koristiti za  ravnomjerno raspoređivanje opterećenja, povećanje produktivnosti te veću motiviranost ostvarenju zadanih ciljeva. 

Iako su prednosti delegiranja jasne, samo delegiranje nije uvijek jednostavno. Dobra je vijest da se, kao i svaka druga vještina,  delegiranje može naučiti, usavršiti i razvijati sve dok ne postane nešto — uobičajeno.

Prvi korak je oslobađanje od kontrole

Ponekad je najveći izazov upravo otpustiti od sebe neki oblik kontrole. Koliko god željeli obaviti sve sami, to jednostavno nije moguće. Drugim riječima, često se osjećamo kao da jedino mi možemo izvršiti zadatak na u cijelosti ispravan način, no to je istina samo u rijetkim okolnostima.

Prvi korak je utvrditi razloge zbog kojih se ne delegira. Je li to strah da će tuđi rad biti ispod razine na koju ste navikli? Da se neće poštovati rokove? Ili nešto treće? Nakon što se identificira razlog, može se raditi na njegovom prevladavanju.

Ako i dalje osjećate strah od delegiranja, započnite s malim zadacima. Prvo delegirajte zadatke koji ne nose velik rizik, a zatim se postupno prebacite na veće zadatke. S vremenom će delegiranje postati manje stresno i više rutinski.

Kada se osjećate spremnima za delegiranje većih zadataka, važno je imati plan djelovanja.

Djelujte strateški

Važno je odabrati pravu osobu za zadatak. Ne biste trebali delegirati posao nekome samo zato što je sposoban za to. Umjesto toga, trebate odabrati osobu čiji skup vještina odgovara zadatku i koja je sposobna obaviti posao samostalno. Važno je imati na umu da samo zato što netko ima sposobnosti, ne znači da je i dostupan u određenom trenutku. Stoga je važno pronaći ravnotežu između više faktora.

Postavite očekivanja

Nije dovoljno samo dodijeliti zadatke, već je nužno i jasno objasniti što očekujete da se postigne. Dovoljno detaljno pojasnite što za vas znači uspješan završetak zadatka i to definiranjem krajnjeg rezultata i vremenskog okvira za izvršenje.

Za zadatke s kratkim vremenskim rokovom, odredite jasan datum završetka i redovito provjeravajte napredak. Za dugoročne projekte, postavite niz ciljeva i uspostavite rutinu praćenja napretka do krajnjeg roka.

Zaboravite na mikromenadžment

Nakon što delegirate zadatak, povucite se i prepustite osobi da ga izvrši. Prevelika kontrola izvršenja zadataka jedino rezultira njihovim povratkom na vašu listu obveza (en. to-do list). To može biti frustrirajuće kako za vas tako i za osobu koju ste ovlastili, a često zapravo usporava napredak i postizanje rezultata. Tanka je linija između praćenja napretka i mikromenadžmenta, stoga pažljivo procijenite svoje djelovanje kako je ne biste nenamjerno prešli.

Vjerujte svom timu

Kada dodijelite zadatak nekome, dajte mu odgovornost. Morate vjerovati da će ga izvršiti točno i na vrijeme. Iako nema ništa loše u povremenoj provjeri napretka, ako to radite prečesto, zaposlenik će osjetiti nepovjerenje. Kako biste to izbjegli, izradite okvirni vremenski raspored provjera na početku projekta i odstupajte od njega samo ako je prijeko potrebno.

Pružite povratnu informaciju

Delegiranje je uspješno samo ako postoji odgovornost. Osoba kojoj je dodijeljen zadatak mora biti odgovorna za pravovremeno izvršenje, točnost i postignute rezultate. Ako se pojavljuju problemi, odgovornost je na toj osobi, uz eventualnu vašu pomoć, da ih riješi. Ipak, jedna od najvažnijih stvari u ovom procesu je davanje priznanja i kritika nakon odrađenog zadatka. Na taj način napreduju obje strane koje su time spremnije za nove izazove.